Assinatura Digital de Documentos

Envie documentos ao seu parceiro vendedor por dentro do sistema 2tech e receba sua assinatura digital por meio da Integração Clicksign. Isso tudo de maneira bem fácil e rápida. Confira neste artigo.

DICAS

• Os signatários ao receber e-mail na etapa de Solicitação de Assinatura (caso existam mais de 1 contrato para assinar) poderá optar em assinar 1 ou mais contratos disponíveis (em lote) naquele momento.

• Os signatários da empresa só receberá o(s) contrato(s) para assinar, após todos os vendedores terem assinado.

• O documento será enviado pela Clicksign a um custo de R$4,00 por documento finalizado após a última assinatura.

🔑 Acesse

Cadastros > Contratos > Vendedores

Configurar

O cadastro de modelos de documentos deve ser solicitado via ticket (envie e-mail para [e-mail]). Separe as seguintes informações:

• Dados do(s) signatário(s) da empresa (contratantes e testemunhas). - Nome, CPF e E-mail.

• Deverá ser fornecido um e-mail de notificação que receberá a confirmação de que o último signatário terminou de assinar os documentos.

Configurações do Sistema > Aba Integrações > Clicksign

Clique em:

> Ativar Integração

Configure a integração

Pode cadastrar mais de 1 cargo como signatário adicional do vendedor. -> 5 é o número máximo de signatários adicionais do seu vendedor.

Se desejar, cadastre múltiplos signatários adicionais do vendedor, podendo selecionar múltiplos cargos.

Selecione cargo dos signatário(s) interno(s) da empresa (contratante, testemunha…)

> Salvar

Função de Segurança: Para acessar a função de segurança vá em Cadastros > Usuários e Priv > NOVO > Permissões do Priv > Cadastros > Contratos > Vendedores > Ações na Página. (imagem abaixo)

Enviar Documentos

Observe se há e-mail válido no Cadastro do Vendedor desejado.

Na tela vendedores, pesquise código ou nome do vendedor

> Pesquisar

Em Ações, clique no ícone 👁️ Editar/Visualizar do vendedor desejado

Na aba Dados Básicos, observe se há e-mail cadastrado, se não tiver, digite um e-mail válido

> Editar

> OK

Após confirmar que há e-mail válido no cadastro do vendedor desejado, pesquise por ele.

Na tela Vendedores, selecione o vendedor a quem deseja enviar os documentos

> Pesquisar

Em Ações, clique no ícone … (três pontos), em seguida na opção Assinatura de Contrato

Abrirá a tela Documentos para Assinatura, clique em + Novo Documento

Abrirá o pop-up Clicksign - Enviar Contratos para Assinatura, nele confira se os dados do vendedor estão corretos.

DICAS

• Se quiser pode adicionar manualmente mais signatários, clique no ➕.

• Se quiser pode solicitar autenticação por selfie, basta selecionar a caixinha.

Depois, escolha a melhor forma de envio dos documentos:

• A partir de um modelo de documento (já previamente enviado ao time de Suporte)

Selecione um modelo de documento

> Enviar

> OK

OU

• A partir de um arquivo

Selecione um arquivo em um dos seguintes formatos .doc .docx ou PDF

> Enviar

Acompanhar Status do Documento

Depois do arquivo enviado ao vendedor, acompanhe o Status do envio desse documento em Ações, clicando no ícone do 👁️ Visualizar detalhes do documento (atualizado em tempo real) do documento desejado.

Confira abaixo a legenda do Status:

Em processamento: fase em que a integração prepara o documento inserindo os dados do cadastro do vendedor;

Documento enviado: esse status confirma que o documento foi preparado e enviado para o e-mail do vendedor;

Signatário adicionado: a integração encontrou o e-mail do vendedor que irá assinar o documento e vinculou para verificação de confiabilidade da assinatura;

Documento assinado parcialmente: O vendedor recebeu o documento, confirmou seus dados pessoais, recebeu o token de validação e concluiu assinatura;

Documento finalizado após última assinatura: O processo de assinatura foi finalizado, o(s) signatário(s) e remetente receberam o documento assinado via e-mail;

Documento finalizado manualmente: O documento é finalizado manualmente quando a solicitação de assinatura é cancelada de forma manual no ambiente da Clicksign;

Além disso é possível acompanhar o status do documento de vários vendedores.

Na tela Vendedores, clique em Mais Ações

> Contratos para Assinatura

Abrirá a tela Documentos para Assinatura, na qual poderá filtrar a pesquisa de documentos.

Em seguida, poderá observar o vendedor, data, modelo e conseguirá realizar diversas Ações conforme o Status.

Baixar Documentos

Depois do arquivo enviado ao vendedor, poderá baixar o documento original, em Ações, clicando no ícone Baixar documento

> Baixar documento original

Após receber o documento assinado, também poderá baixá-lo.

> Baixar documento assinado

Visualizar detalhes do documento

Ao clicar no ícone do olhinho 👁️, poderá visualizar o Histórico e os Signatários dos documentos enviados para assinatura. Além de observar a selfie e confirmar se está conforme solicitado.

Reenviar Solicitação de Assinatura

Em Ações, no documento desejado, clique no ícone do envelope ✉️

Cancelando Documento

Impedir Novas Assinaturas

Lembrando que esta ação é irreversível.

Em Ações, no documento desejado, clique no ícone ❌

Excluir Documento

Lembrando que esta ação é irreversível.

Em Ações, no documento desejado, clique no ícone de lixeira 🗑️

Confirmação do Documento Assinado

Após o vendedor assinar, você receberá a confirmação no e-mail de notificação cadastrado junto ao Time de Suporte quando estiver cadastrando o modelo de documento.

Poderá consultar também no Status do Documento, que aparecerá como Documento finalizado após a última assinatura.

Quando o documento estiver finalizado após a última assinatura, no Cadastro do Vendedor, na aba Dados do Sistema, o sistema realizará marcação automática de contrato assinado = SIM, incluindo a data (do documento assinado).